Microsoft Word-এ Document Inspector এবং Metadata Remove ফিচার দুটি ব্যবহার করে আপনি ডকুমেন্টের অন্তর্নিহিত তথ্য (যেমন মেটাডেটা) সহজেই দেখতে এবং মুছে ফেলতে পারেন। মেটাডেটা হল এমন তথ্য যা ডকুমেন্টের ইতিহাস, সংশোধন, বা প্রেরক সম্পর্কে তথ্য ধারণ করে। কখনও কখনও এই তথ্যগুলি ব্যক্তিগত বা সংবেদনশীল হতে পারে, তাই এটি সরানো প্রয়োজন হতে পারে, বিশেষ করে যখন ডকুমেন্ট শেয়ার করা হয়।
Document Inspector কী?
Document Inspector হলো Microsoft Word-এর একটি টুল যা ডকুমেন্টের অন্তর্নিহিত মেটাডেটা এবং ব্যক্তিগত তথ্য শনাক্ত করতে এবং সেগুলো সরিয়ে ফেলতে সাহায্য করে। এই ফিচারটি ব্যবহারকারীর জন্য ডকুমেন্টের নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে সাহায্য করে।
Document Inspector ব্যবহার করার ধাপ:
- File Tab-এ যান:
- Word ডকুমেন্ট খুলে File-এ ক্লিক করুন।
- Info সেকশন নির্বাচন করুন:
- Info সেকশনে যান। এখানে আপনি ডকুমেন্টের বিভিন্ন তথ্য দেখতে পাবেন।
- Check for Issues-এ ক্লিক করুন:
- Check for Issues অপশনে ক্লিক করুন এবং তারপর Inspect Document নির্বাচন করুন।
- Document Inspector Dialog Box:
- Document Inspector ডায়ালগ বক্সটি খুলবে, যেখানে বিভিন্ন ধরনের মেটাডেটা এবং তথ্য থাকবে যা আপনি ডকুমেন্ট থেকে মুছে ফেলতে পারেন। এইগুলি হতে পারে:
- Document Properties and Personal Information
- Comments, Revisions, Versions, and Annotations
- Hidden Text
- Headers, Footers, and Watermarks
- Custom XML Data
- Document Inspector ডায়ালগ বক্সটি খুলবে, যেখানে বিভিন্ন ধরনের মেটাডেটা এবং তথ্য থাকবে যা আপনি ডকুমেন্ট থেকে মুছে ফেলতে পারেন। এইগুলি হতে পারে:
- Inspect and Remove:
- Inspect বাটনে ক্লিক করুন। ডকুমেন্টের যে সমস্ত মেটাডেটা পাওয়া যাবে, সেগুলোর তালিকা প্রদর্শিত হবে।
- যেগুলো আপনি মুছে ফেলতে চান, সেগুলোর পাশে চেকবক্স চেক করুন এবং Remove All-এ ক্লিক করুন।
- Finish:
- শেষে Close বাটনে ক্লিক করুন। এর মাধ্যমে মেটাডেটা সরানোর প্রক্রিয়া সম্পন্ন হবে।
Metadata Remove করা
Metadata Remove করা মানে হল ডকুমেন্টে থাকা সমস্ত অপ্রয়োজনীয় বা ব্যক্তিগত তথ্য (যেমন সংশোধন, মন্তব্য, ইত্যাদি) সরিয়ে ফেলা। এটি সাধারণত ডকুমেন্ট শেয়ার করার আগে করা হয় যাতে ডকুমেন্টের অভ্যন্তরীণ ইতিহাস বা ব্যক্তিগত তথ্য অন্যদের কাছে প্রকাশ না পায়।
Metadata Remove করার পদ্ধতি:
- Document Inspector ব্যবহার করুন:
- উপরের ধাপগুলি অনুসরণ করে Document Inspector চালু করুন।
- Inspect অপশনে ক্লিক করুন এবং সমস্ত সম্ভাব্য মেটাডেটা বিভাগ চেক করে Remove All বাটনে ক্লিক করুন।
- Custom Metadata বা Hidden Text:
- যদি আপনি Custom Metadata বা Hidden Text মুছে ফেলতে চান, তাহলে Document Inspector থেকে সেগুলি নির্বাচন করুন এবং Remove All ক্লিক করুন।
- Save the Document:
- পরিবর্তন করার পর ডকুমেন্টটি সংরক্ষণ করুন। ডকুমেন্টের মেটাডেটা এখন সরানো হয়ে যাবে।
Document Inspector ব্যবহার করার সুবিধা
- গোপনীয়তা রক্ষা: আপনার ডকুমেন্টের মধ্যে থাকা ব্যক্তিগত তথ্য বা মেটাডেটা সরিয়ে ফেলতে পারবেন, যা শেয়ার বা প্রকাশের সময় নিরাপত্তা নিশ্চিত করে।
- বিপদ এড়ানো: প্রাসঙ্গিক বা অবাঞ্ছিত তথ্য, যেমন মন্তব্য বা সংশোধন, প্রকাশ পাওয়া থেকে রক্ষা করতে সাহায্য করে।
- ডকুমেন্টের পরিষ্কারতা: ডকুমেন্টে থাকা অপ্রয়োজনীয় বা হিডেন তথ্য মুছে ফেলে এটি আরও পরিষ্কার এবং প্রফেশনাল করে তোলে।
টিপস
- Metadata Remove করুন: যে কোনো গুরুত্বপূর্ণ বা গোপন তথ্য শেয়ার করার আগে ডকুমেন্টের মেটাডেটা মুছে ফেলুন।
- Backup নিন: মেটাডেটা সরানোর আগে একটি ব্যাকআপ কপি সংরক্ষণ করুন, যাতে পরে প্রয়োজন পড়লে তা পুনরুদ্ধার করা যায়।
- Document Inspector ব্যবহার করুন: ডকুমেন্টের নিরাপত্তা ও গোপনীয়তা বজায় রাখতে নিয়মিত Document Inspector চালান।
সারাংশ
Document Inspector এবং Metadata Remove Microsoft Word-এ ডকুমেন্টের নিরাপত্তা ও গোপনীয়তা বজায় রাখতে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ টুলস। এগুলোর মাধ্যমে আপনি ডকুমেন্ট থেকে অবাঞ্ছিত বা ব্যক্তিগত তথ্য মুছে ফেলতে পারবেন, যা শেয়ার বা প্রকাশের সময় নিরাপদ ডকুমেন্ট তৈরি করতে সাহায্য করে।
Read more
